制作・印刷手配の煩雑さを解消！販促担当者が知っておくべき「ワンストップ発注」のメリット

法人の販促やツール制作のご担当者様は、日々、制作会社、印刷会社、そして発送業者と、複数の窓口への連絡調整や管理業務に追われているのではないでしょうか。

窓口がわかれていると、単に手間がかかるだけでなく、「見えないコスト」と「時間ロス」が生まれている可能性があります。

本記事では、そのような煩雑業務を解決する「ワンストップ発注」が、どのように制作コストの削減や業務効率の見直しにつながるのか、そのメリットを解説します。

販促担当者を悩ませる「個別発注」3つの落とし穴

デザイン、印刷、発送を別々の業者に依頼する「個別発注」は、一見効率的に思えて、実は担当者様の業務を圧迫する大きな原因となっています。

1　伝言ゲームによる「コミュニケーションコスト」の増大

複数の業者の間に入って情報をやりとりすることは、想像以上に担当者様の労力を消耗します。

例えば、デザイン会社と決めた「色味のニュアンス」を、印刷会社へ正確に伝え直す手間。 

間に入ってデータを渡し、仕様を再確認する作業は、まさに「伝言ゲーム」です。 

「印刷データの形式に不備がある」などのトラブル対応や、その修正連絡に追われてしまうことも少なくありません。

本来は企画などのコア業務に集中すべき時間が、こうした調整などの「コミュニケーションコスト」に奪われてしまうのです。

2　各社に対する制作・進行「管理の煩雑さ」

制作・印刷・発送の窓口が分かれていると、それぞれに対しての制作や進行に関する管理業務が煩雑になりがちです。

例えば
・デザインなど制作のスケジュール管理
・印刷物の手配や納品に向けた進行
・発送に関する仕様の確定や手配

というように、担当者様はそれぞれの業者に対して、個別に進捗管理の連絡を入れなければなりません。

情報を集約して全体の進行をコントロールすることで、担当者様が本来集中すべきコア業務から多くの時間と労力が奪われる形になってしまうのです。

3　全体像が見えなくなる「トータルコストのブラックボックス化」

工程ごとに最安値の業者を選定すれば、表面的な見積額は抑えられるかもしれません。

しかし、見落としがちなのが「見えないコスト」です。

各社からの見積確認、個別の発注処理、バラバラに届く請求書の対応…。

個別の費用が安くても、トータルでの「管理工数（人件費）」で見た時、コストが割高になっているケースが考えられます。

制作から印刷・発送まで「ワンストップ」発注する3つのメリット

では、プロモーションツールを代理店に依頼された場合はどうでしょうか。

代理店に一括依頼すれば窓口は一本化され、ご担当者様の管理の煩雑さは軽減されます。

しかしその反面、代理店を経由して各協力会社（制作・印刷会社など）へ指示が伝わるため、どうしても連絡の「タイムラグ」が発生しやすくなります。

また、間に一社入ることでマージンが発生し、「コスト面」では割高になってしまう傾向があるでしょう。

このような課題を解消し、販促業務を改善していくためには、何をすればよいのでしょうか。

その解決策のひとつが、

制作から印刷・発送までの全工程を「ワンストップ」で対応できる会社へ一括して発注する

ことです。

メリット1：窓口一本化による「圧倒的な業務効率化」

最大のメリットは、ご担当者様の業務負担が軽減されることです。

これまでは制作会社、印刷会社、発送会社それぞれと個別に連絡を取り、バラバラのスケジュールを調整する必要がありました。しかし、ワンストップ発注なら窓口は一つだけ。

進捗確認やデータ入稿といった手間が大幅に削減され、本来注力すべき企画などのコア業務に集中できるようになります。

メリット2：予算管理が楽になる「コストの透明化」

分離発注では、工程ごとの見積もり依頼や各社からの請求書の処理が必要があり、トータルコストの把握や予算管理が煩雑になりがちです。

ワンストップ発注であれば、制作費、印刷費、そして発送費用まで含めた「総額の見積もり」を一括で確認することが可能です。

プロジェクト全体のコストが最初からクリアになるため、予算の見通しが立てやすく、社内稟議もスムーズに進めていただけます。

メリット3：ワンストップによる「品質の安定性」

制作から印刷、発送部門まで内包する企業へワンストップ発注した場合、一貫した品質の安定性が期待できます。

印刷とクリエイティブをワンストップで提供している弊社の場合、制作段階でデザイナーは最終的な印刷仕上がりを計算に入れて制作を進めます。

チラシ制作を例にとると、印刷現場のノウハウを熟知しているデザイナーが、色設定や紙選び、入稿する際のミスがないように印刷用データを作成。

印刷工程に進んだ時点で万が一不具合が発生しても、営業担当とデザイナーが連携を取り、弊社内でスピーディに対処いたします。

ワンストップで連携できることにより、事前のトラブルを防ぎ、高品質で安定した販促物のご提供が可能です。

「販促担当者が直面する3つの壁」をワンストップで解決

実際にワンストップ発注を導入すると、日々の業務はどのように変わるのでしょうか。

販促担当者様が直面しがちな3つケース（課題）を例に、弊社を利用した場合の解決策をご紹介します。

ケース1：複雑な業務管理による納期調整

【課題】
制作会社と印刷会社のスケジュール調整に追われ、毎回納期がギリギリになってしまう。

【ワンストップ解決策】
弊社では、 窓口一本化による制作と印刷の工程を事前に最適化したスケジュールをご提案します。
納期調整のムダなリードタイムが短縮されることにより、ご担当者様の管理業務の負担軽減に貢献します。

ケース2：制作・印刷費用のコスト調整

【課題】
業者ごとに見積もりがバラバラで、最終的な合計コストが適正かわからない。

【ワンストップ解決策】
弊社では、制作費と印刷費それぞれで必要なコストを算出してお見積りを提出。
一括でご発注いただくことにより、中間マージンの削減やトータル費用の最適化など、予算組みの段階での調整が可能です。

ケース3：仕分けや発送業務の社内対応

【課題】
印刷物が届いた後、社内で仕分けして封入・封緘し、発送するのが重労働。

【ワンストップ解決策】
印刷完了後、弊社にて仕分けや封入・封緘、各拠点への発送代行まで対応可能です。
貴社内での発送業務手配や、社内での業務負担を軽減いただけます。

まとめ

販促業務の効率化の鍵は「発注先の一本化」にあります。

グラフィックSPでは、制作業務に日々追われている法人様の制作から印刷、発送まで、ワンストップでサポート。

営業を窓口に、あらゆるメディアに対応できる社内在席のクリエイティブスタッフ、印刷部門が連携。多様な販促物の制作段階から印刷、発送まで発注の一本化に対応し、コストを抑えつつ、業務効率化に貢献いたします。

定期的に発送する情報誌やDM、商品紹介動画やLPなど、多様な業種の制作実績で培ったノウハウをもとに、コストに合わせたプランのご提案も可能です。

「来期の予算組みで定期発行物の制作コストを見直したい」
「業務効率化を図るべく、最適な制作会社を探している」

もし、そのようなお悩みをお持ちでしたら、以下よりお気軽にお問い合わせください。
無料お見積もりや実績のご提示も可能です。