【事例】カタログ約40種のエクセルでの在庫管理を、フロー改善で効率化！コア業務に注力

本記事では、株式会社グラフィックソリューションズが、お客様課題を解決した事例をご紹介します。

今回は、業務用空調機器メーカー・K社様の事例です。

K社様では、 約40種のカタログを、エクセルとシステムで二重管理する手間が発生していました。
そこで弊社より、Googleツールを活用して印刷から発送までの一括管理をご提案。

担当者様が、本来の業務に集中できるようになった業務効率化のヒントをお伝えします。

課題｜カタログが増えるほど増大する在庫管理と入力の手間

K社様では製品ごとに約40種類のカタログがあり、それぞれの在庫をエクセルで管理していました。

保管・出荷は別会社に依頼しており、搬入連絡のためのシステム入力に加え、出荷後の在庫も手入力。
それぞれの管理ツールが分かれていることで二重の手間が発生していました。

そこで、カタログ在庫を一括管理し、見える化できる仕組みづくりについて弊社にご相談をいただきました。

弊社提案｜身近なツール×ワンストップ対応で業務フローを構築

元々K社様は、弊社のグループ企業である「印刷通販サービス」を利用して印刷を行っていましたが、カタログの在庫管理や発送面で課題を感じておられました。

法人営業様向けサービスを展開する弊社（株）グラフィックソリューションズは、印刷に加え、カタログの在庫管理、追加発送まで一括対応できることが強みです。

そこでGoogleスプレッドシートとGoogleフォームを利用して、在庫発送・管理までをシームレスに連携・確認できる業務フローの構築をご提案しました。

これにより複数ツールへの入力作業がなくなり、手配業務と管理工数の削減を実現できると考えました。

受注までの経緯｜不安の解消から信頼関係を構築

商談は営業推進部のご担当者様へのヒアリングから始まりました。

初回ヒアリングでは現状の課題を丁寧に整理し、在庫数や業務フローの詳細を確認。

その内容をもとにシミュレーションを行い、最適な発注フローを提示しました。

複数回の打ち合わせを通じて運用イメージを具体化し、不安点を一つひとつ解消していったことが、信頼関係の構築につながりました。

受注の決め手｜大掛かりなシステム導入不要！Googleツールで連携

印刷を含めた手配から管理をシステム化することにより、K社様の業務を効率化。
さらにご担当者様が変わったとしても、誰でも作業ができる業務フローを実現しました。

単なるシステム導入ではなく、現場負担を増やさない設計と、将来的な拡張性を見据えた柔軟な対応力を評価いただきました。

お客様の声｜属人化しない仕組みで業務効率化を実現

こんなお悩みをもつ法人様におすすめ

弊社担当者が印刷物制作から在庫管理まであらゆる業務に一括して対応し、最小のコミュニケーションコストで業務を完結することができます。

※本記事内のイメージ画像は、一部生成AIを利用して作成しています。